Делопроизводитель в филиале г. Тараз (в архиве)

03 Июня

Партнерские Вакансии

Компания "Жилищный строительный сберегательный банк Отбасы банк"

Обязанности:

• 1) организовывать ведение делопроизводства Филиала и осуществлять контроль в соответствии установленным требованием Банка;
• 2)  осуществлять прием, регистрацию входящих документов (обращений физических и юридических лиц), регистрацию исходящих документов;
• 3) осуществлять учет, хранение, доставку и рассылку документов;
• 4) сортировать по степени важности на простые и заказные письма, проверять правильность адреса и внешнего оформления;
• 5)  организовывать своевременное рассмотрение руководителем организации входящих документов, обращений физических и юридических лиц;
• 6) осуществлять контроль оформления документов, представляемых на подпись руководителю;
• 7) регистрировать входящие счета-фактуры и своевременно рассылать документы;
• 8)  осуществлять контроль исполнения документов, обращений физических и юридических лиц в установленные сроки, регулярно информировать руководство Банка о результатах исполнения документов;
• 9)  готовить отчеты еженедельно, ежемесячно, об исполнении документов и почтовых отправлении;
• 10)  составлять и согласовывать номенклатуру дел Филиала Банка, вносить изменения и дополнения в нее, контролировать порядок соблюдения номенклатуры дел в подразделениях Филиала Банка;
• 11)  организовать работу архива, вести учет документов, поступивших в архив;
• 12)  организовывать хранение и обеспечение сохранности документов, завершенные делопроизводством;
• 13)  выдавать архивные копии и документы, составлять необходимые справки на основе сведений, содержащих в документах архива, ответы на запросы, вести их учет;
• 14)  выполнять шифрование единицы хранения, систематизировать, размещать дела, вести их учет;
• 15) Ведения журнала учета по бланкам строгой отчетностей.
• 16) Конроль прохождения работников инструктажа по ИБ, ПОД/ФТ, своевременного прохождения листа ознакомления, обходного листа.
• 17) Предоставление региональному менеджеру по персоналу оригиналов документа работников филиала (заявление, трудовой договор, дополнительные соглашения, приказы, уведомления, лист ознакомления, обходной лист).
• 18) Организация и прохождение тестирования работников (при приеме, ИБ, ПОД/ФТ, касса и т.д.)
• 19) Подписание у директора филиала приказы по личному составу, трудовые договора, допсоглашения, договор о полной материальной помощи (подготовленные Региональным менеджером по персоналу) и ознакомление с работником.

Требования:

• Знание Законов Республики Казахстан "О банках и банковской деятельности в Республике Казахстан", "О Национальном архивном фонде и архивах", "Об электронном документе и электронной цифровой подписи", иными нормативными правовыми актами Республики Казахстан, регламентирующими порядок оформления и учета документов, подлежащих хранению.
• Знание норм и требований Закона Республики Казахстан "О порядке рассмотрений обращения физических и юридических лиц".
• Знание основных положений системы и ведения делопроизводства, стандартов унифицированной системы организационно-распорядительной документации, структуру организации, схемы документооборота, порядка составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности, сроков и порядка сдачи дел в архив, системы организации контроля за исполнением документов.
• Знание порядка соблюдения регистрации обращений внешних клиентов.
• Умение работать в системе электронного документооборота и закрывать в ней регистрационную карточку обращений.
• Знание порядка контроля за прохождением служебных документов и материалов.
• Понимание некоторых требований трудового законодательства Республики Казахстан.
• Наличие хороших коммуникационных навыков.
• Навыки работы на компьютере и с другой офисной техникой; ПО: Microsoft Оffice, (Word, Excel), Outlook, E-mail, Internet. Свободное владение государственным и русским языками.

• образование: Высшее, и/или незаконченное высшее, и/или средне-специальное.
• Не менее 2 (двух) лет и/или не менее 1 (одного) года в финансовой организации, и/или в дочерних организациях Акционера, и/или Контрагентом Банка, или на аналогичной должности.

• Знание государственного языка

  Руский язык - свободно

Условия:

• Достойная оплата труда
• Дополнительное премирование (бонусы в зависимости от выполнения плановых показателей)
• Участие в спортивных мероприятиях Банка (шахматы, теннис, футбол и т.д.)
• Дружная команда